5个留在您的电子邮件之上的提示

处理邮件的技巧 这可能听起来真的很陈词滥调,显而易见却超级简单,但保持邮件状态确实是你在工作中能为自己做的最好的事情之一。就我个人而言,如果我的邮箱里有超过50封未读邮件,我就会感到压力很大。有时,当我不知所措时,我的效率就会降低,我更有可能拖延,在一定程度上感到焦虑和内疚。我知道这根本说不通,但我注意到了。也许你联系?

我还想指出的是,回复电子邮件往往会带来很大的机会。想想看,现在你的邮箱里可能会有一封电子邮件,它可能会引导你进入一个新的企业,一个新的机会,一个长期的合作伙伴,等等。此时此刻,你的邮箱里可能有一封未读的邮件,它可能会改变你的生活,所以不要错过它!但是,很难!掌握不断增长的需要决策、研究、答案等信息并不是一件容易的事情。但这些年来,我觉得我在这方面做得越来越好了,我很想和你们分享我学到的五个技巧。

1.先回复棘手的邮件。

我知道,你不想先回答这个问题。我明白了。我倾向于这样想:“哦,我要先回答这些快速的问题来获得一些动力,然后再回答那些非常耗时的问题。”但说实话,通常情况下不是这样的。我通常不会在之后解决棘手的问题,然后把它拖得比需要的时间还要长。与此同时,它一直在我的脑海里,让我从其他工作中分心。所以,我发现最好的办法就是先解决棘手的问题。把它从你的盘子和脑海中清除,这样你就可以继续其他任务。

2.创建faq的模板答案。

如果您为自己工作并且您处理大量的“客户服务”类型电子邮件,这是特别有用的。很多时候你会一遍又一遍地获得相同或非常相似的问题。创建一个模板答案,您可以快速复制和粘贴,然后也许只需自定义一点以使您在击中发送之前会感到更真实。这可以为您节省这么多时间。当然,有电子邮件发送模板合答案是不合适的。所以只要确保你知道差异。

3.组织和分类邮件到文件夹。

这其实是特雷很擅长的一个技巧。它不仅可以帮助你区分哪些邮件需要更快的回复或更多的关注,当你需要重新查看邮件以找到你可能忘记或再次需要的信息时,它也很有用。根据你使用的电子邮件系统,有不同的方法来实现这一点。我知道其中一个障碍是找时间去设置它,但如果你每周花几个小时来创建你的标签或文件夹或任何你计划组织的事情,我保证这将是值得花的时间。

4.退订垃圾。

我订阅了很多新闻稿。我使用其中许多提供的信息,我确实希望收到其中一些(喜欢在最喜欢的商店等出售)。我知道很多人都会为这些类型的东西设置一个不同的,更多的个人电子邮件,以便它不会分散他们的工作电子邮件帐户(如果您在向您发出特定电子邮件的公司工作,那么您已经拥有这内部)。但它也可能是一个很好的练习,并确保您实际上仍然使用并享受您所注册的所有新闻。如果没有,取消订阅。它只需要几秒钟,并将节省您的时间,因为您不必再​​收到这些电子邮件。如果您发现要重新进入,您可以随时再次注册。

5.Out of Office设置只适用于你真正需要的时候。

这部分是我的建议,部分是我的忌讳。当我给某人发邮件谈论一些重要的事情,比如潜在的自由职业者工作,而我得到的回复是不在办公室(或者2天多都没有回复),那么我就会认为他们在度假,或者在某些情况下他们没有网络。但是,如果我在Instagram上看到他们不是在度假,我可能会重新考虑和他们一起工作,因为我发现这很不专业。我们都需要休息一段时间,或者时不时地会遇到网络连接不好而无法应对的情况。我也一样。我也不总是在周末查看电子邮件,所以我通常也不希望别人这样做。但有时我看到一些人,尤其是那些倾向于自由职业或为自己工作的创意人士,把假期设置作为一种不及时回复邮件的方式。不要这样做。这在别人看来很不专业,对你自己也是个陷阱。不要仅仅因为你被压得喘不过气来就放过自己。 Get in that email box and make some progress. You got this.

如果有人有其他的方法可以帮助你度过这个有时让人受不了的电子邮件,请随时分享!xo。艾玛

信用//作者和摄影:艾玛查普曼。照片编辑了CSGO雷电竞美丽的混乱行动

  • 这些都是很好的建议!我必须承认,我今天早上刚升级了我的Gmail存储,因为我没有时间去浏览和删除我收件箱里的所有垃圾邮件。# ihaveaproblem

  • 好的忠告啊!商务邮件礼仪和面对面交流礼仪一样重要,尤其是随着越来越多的人远程办公和远距离合作。没有什么比因为一个时间敏感的话题而试图与某人取得联系,却被抛在一边更糟糕的了。那时我通常会拿起电话好好地聊一聊。

  • 什么完美的时机!我刚刚开始看我的Outlook删除旧信息,开始新的学年。这篇文章给了我一个真正的推动!

  • Agree, this is Elsie’s key board (she got the stickers on Etsy) and I’ve been meaning to buy one for myself because it just makes computer work all that more exciting. I’ve *heard* a rumor about some marble looking stickers so I’m meaning to look around for that later… like, after I answer all my emails. Ha!

    - mma.

  • 是的,我的一群朋友(老师和学生)最近几周已经返校了,所以这是开始新习惯的好时机。也祝你回学校快乐!

    - mma.

  • 我以一种真正帮助我保持富有成效的方式保留工作电子邮件,而不是如此不堪重负。我有很多文件夹,我可以引用的东西(如你所说的),我保留了我的实际“收件箱”只为行动项目指定。它帮助我保持行动项目快速浏览并让我不得不通过数百家电子邮件来看看我需要做些什么。一旦我回复或完成任务,我会将其移动到另一个文件夹。这对我来说很有效!

    谢谢你的建议!

  • 我发现在我的收件箱中只保存那些需要回复的邮件是非常有用的。其他的都被分类到一个文件夹中。这样的话,我的收件箱就变成了我不能忘记处理的“行动项目”列表!

  • 我的工作使用谷歌托管的电子邮件,因此我必须设置在顶部的收件箱中的所有未读电子邮件 - 我将其用作操作列表。在工作中,我只删除我知道我永远不需要参考的垃圾。但我保留其他一切。我喜欢搜索的简单。

    在我的个人电子邮件账户中,我用Unroll控制我的收件箱。Me(它每天给你发送来自list-serve,零售地点的邮件摘要——任何你经常收到的邮件,它都会建议你把它放到你的卷中)。为了清除积压的邮件,我使用了mailstrom。目的地:收件箱零。

  • 我完全同意当我的收件箱里有成堆的电子邮件(或待办事项清单上的任务)时,它实际上会让我想拖延,做更少的事情。我以为我是唯一一个有这种想法的疯子。

  • 这些都是很好的建议。为我不需要立即查看的电子邮件制定规则是一个救命恩人!而且,我每天只查看两次,除非我有急事。这肯定是节省时间。

    XX吉尔
    MM.LaFleur:革命性工作服+时尚科技首席执行官问答

  • 我以前很难保持我的邮件帐户,但在我切换到谷歌的收件箱后,这就简单多了!它为我在“更新”“财务”“旅行”等分类邮件。当我用一根线完成时,让我把“完成”挂起来。如果有人在帖子里写东西,它会再次弹出,我需要的所有信息都还在那里。我也可以推迟邮件。假如有人要求我写点东西,但我今天没有时间。所以我会说他们明天可以打电话给我,到时候我会抽出时间。我不想让邮件一整天都在我的收件箱里——所以我就让它第二天早上回来!

    我喜欢在一天结束的时候看到空空的收件箱。这让我更容易理解,我今天的工作已经结束了,可以去看电影而不感到内疚了。重要的邮件我可以用“针”固定,这样在需要的时候更容易找到。

    收件箱还会自动添加旅行和我的Google Calender,真的让我的生活更轻松!我没有看到很多人使用它,但他们真的应该尝试一下!我曾经花了这么多时间在不同的类别中排序我的邮件,现在一切都刚刚为我完成了!

  • 用电子邮件留在球上真的很难!我发现自己取消订阅许多新闻通讯,因为我不能跟上他们。我维护读取(如果需要的回复)并立即删除(或文件)留在轨道上的方法。

    X分钟,honeyandgazelle.wordpress.com

  • 用电子邮件留在球上真的很难!我发现自己取消订阅许多新闻通讯,因为我不能跟上他们。我维护读取(如果需要的回复)并立即删除(或文件)留在轨道上的方法。

    X分钟,honeyandgazelle.wordpress.com

  • 我完全同意这些建议。我最近查看了一堆我不小心查看(或者只是没有查看)想要订阅的邮件,并取消了它们。东西已经干净多了!文件夹是下一步。

    顺便问一下,那个漂亮的键盘套是哪里来的?我需要这个。< 3

    Tiana xx // alwaysneedher.com

  • 很棒的建议。我试着把我的博客电子邮件和个人电子邮件分开,但我绝对可以更多地组织它们。

    克里斯蒂|是恋情

  • 朱莉娅说垃圾邮件太多或通讯太多,等等,你绝对要有Unroll.me。现在就去拿,它救了我的命

    每次几个月一次,我也经过我的电子邮件,并将它们放入文件夹中,只需在收件箱中的可操作。这很棒。

  • 这太棒了!我每周一都会收到大约300-400封邮件。从底部的星星!!还有离开办公室这件事也让我心烦。另一个技巧,如果你正在使用Out look- Use your follow up tags!!它帮助我保持对我发出的电子邮件的顶端,并等待回复。

  • 我第二次。展开。我是一个游戏规则的改变者和一个生命的拯救者。

  • 伟大的技巧!我最近刚刚尝试在早上完成所有最重要的工作,然后在当天晚些时候回答电子邮件。我发现我的能量水平在早上更高,所以我将它用作我的优势。我真的很喜欢关于文件夹的小费。我会试试。:]

    // www.itscarmen.com

  • 我使用以@开头命名的文件夹,因此它们在我的列表的顶部。
    示例@每日等待@每周回顾@库存跟进。以后需要我注意的东西都会被放到其中一个,其他的就会被删除或归档。我会立即回复我能回复的人。这让我的收件箱保持干净。这让我不觉得不知所措!在一天结束的时候,留出时间来查看@dailywaiting文件夹,如果当天处理不了,就把它清理掉,或者把它移到每周回顾文件夹中。只要稍加练习,这将非常有用!

  • 哦,我可以如此联系到这个!我得到了大众传电子邮件焦虑。当我开始拖延并遇到这篇文章时,我只是清除我的收件箱,哈哈!

  • 伟大的想法艾玛,我会加入我的。
    最近几个月帮助我= ver的是什么。我每天早上留出10分钟最大的最大,(和我,我)第一件事,我撞到了我的桌子。我很快就开始了今天的电子邮件,并在甚至准备好前往标题之前快速删除很多批次的时间。我必须与之分开,因为你可以如此轻松地抓住30-40分钟,只阅读废话电子邮件广告没有任何东西。我很多,你甚至不想错过你已经删除了。相信我这是一个RAL TIEM拯救和释放你的一天中的前15分钟内的盒子,然后你将首先达到你所需的东西。我的系统是这样的:快速删除“多余的价值电子邮件”后,我每天有2个文件夹进行电子邮件。一个用于短5-10分钟的电子邮件,另一个是更长的电子邮件。我从短暂的开始,在30-40分钟内完成它们,然后在硬盘上解决一个直接通过列表。任何在ove的新的新日都是直接拉到正确的文件夹,所以我的甲板收件箱感觉并看起来整洁。 So far it works brilliantly. But with you tips added as well should keep me on track and sane. Tahnsk agin and have agreat week, Regards, Daryl

  • 哇,艾玛,我简直不敢相信,当你被一些事情压得喘不过气来的时候,你就会变得效率更低,随之而来的是内疚-焦虑-甚至效率更低的循环。我完全能理解!这是我在拖延。
    谢谢你阐明这一点,帮助我意识到如何打击自己的自我毁灭

  • 很棒的建议。我将结合一些我已经做的事情。我有文件夹已经组成,我取消订阅所有垃圾。我喜欢你首先回答艰难的电子邮件(有点让他们脱掉你的盘子,这样你就可以享受最好的电子邮件)。

    附注:图片中的是你的键盘吗?我爱它!

  • 颜色编码是我如何保留所有电子邮件的方式。如果它们是由主题编码的颜色,那就更容易找到电子邮件。它还有助于以有意义的方式为颜色码。例如,用于健康的金融和蓝色的绿色。我用红色来跟踪我的所有电子邮件,为我的博客,红色叶子样式(得到它,得到它),但红色会有意义地表明重要电子邮件。试一试。我打赌你会爱它!

  • 关于“不在办公室”这个话题,真有趣,我以前从未这样想过。(不专业。)我很喜欢Sarah Von Bargen写的这篇文章,关于如何巧妙地使用“不在办公室”的方法:http://www.sarahvonbargen.com/blogging/how-to-ignore-emails/它有一些很好的自动回复的例子,被忙碌的博客作者和创意人士使用。我不认为这是不专业的,而更像是一个模板响应:对所有参与的人来说都是省时的。

  • 这是一篇非常有帮助的文章!
    我是一名花店,而且成为一个人,因为我喜欢用手创造事物并用鲜花工作,但我没有预料到进入这个商比这是一堆电子邮件(aghhh!)。
    我犯了宠物偷偷摸摸的事情,所以这真的很有动力让我把它拿在一起并尽可能多地回答,因为潜在的客户可以像你一样感受到与你一样。再次感谢你!

    克劳迪亚

  • 我每天收到大约400封工作邮件。我个人不需要处理所有的邮件,因为很多邮件都是listserv/group邮件地址的一部分。但是我必须检查每一份邮件,确保它们不是写给我的,而它们写给的人已经在邮件里了。我已经非常擅长把最耗时的任务分解成小块,这样我就可以随时处理邮件了!这是一种需要学习的技能。当电话响的时候,我总是很清楚地知道如何保存我的位置,这样我就可以马上拿起它。我在工作时间不查看邮件的时间最多是15分钟。
    我喜欢爱情首先解决艰难电子邮件的想法。
    谢谢!

  • 我可以保持在我的顶部的唯一方法是让他们来到我的手机,旗帜旗帜旗帜,需要注意并回复那些快速的人。失败了 - 雇用某人哈哈!

  • 电子邮件让我倍感压力。超过20的时候我的压力就大了。我有多封电子邮件,尽量把它们用于特定的目的:专业邮件、博客、时事通讯等。但是,有时它们交叉了,我觉得自己被垃圾邮件淹没了,让重要的东西顺其自然。我在每天使用的所有电子邮件中都有文件夹,因为我喜欢把与业务有关的邮件保存起来,以便以后参考。这篇文章很好,有一些非常有用的观点。谢谢分享!

  • 伟大的技巧!与#4一起使用,我使用unroll.me它捆绑了我所有订阅的邮件(主要是促销和一些新闻稿),我可以设置每天的次数,他们会给我发捆绑的电子邮件。I receive them in the morning and scan through to see if there are any good deals or articles I’m interested in and only takes me a couple minutes as opposed to the 20+ minutes it would take me to go through and read or delete them all. There is also a quick unsubscribe page for any new subscriptions or things you’re no longer interested in receiving.

  • 伟大的技巧!我总是在收到邮件后的24小时内回复它们。与严格的我想把更多的时间,我通常只是拍摄赛前邮件的人的影响“嘿,我还没有忘记你,我有很多东西要做,我想确保我回答你所有的问题最好的我能!”

  • 我需要这个!我的邮件堆积如山,然后我必须坐下来主导!有些邮件可能是一个星期前的,我知道快速回复很重要!谢谢发帖!

  • 这是一个非常好的提示,用于寻找保持在您的电子邮件之上的真正良好的建议。这确实是一篇伟大的文章,可以帮助人们发送电子邮件提示。这真的很有帮助。张贴!

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